Numérisation des factures : avantages et obligations légales en Suisse

La transformation digitale des entreprises passe par une numérisation des procédures internes et des leviers commerciaux externes. Il est donc tout à fait logique que la numérisation des factures figure au rang des cases à cocher pour une transformation digitale efficace. Cette numérisation des factures conduit d’une part à une optimisation du travail, et apporte également des avantages non négligeables quant à l’analyse des données et à la sécurité. De fait, pour une entreprise moderne, numériser les factures est désormais une évidence. Notons toutefois, qu’en marge de ses nombreux avantages, le processus de numérisation des factures en Suisse répond à des obligations réglementaires bien définies qu’il faut connaître et comprendre.

Pourquoi numériser ses factures ? Avantages et impacts

La numérisation des factures présente de nombreux avantages immédiats. Notamment dans la façon dont les factures sont éditées, mais aussi dans la gestion des informations de facturation. En effet, des factures numériques, générées, éditées et traitées par ordinateur réduisent considérablement les erreurs humaines qui peuvent survenir. Finies les fautes de frappe, les erreurs de saisie et la mauvaise prise en compte des taxes et frais additionnels. La numérisation des factures permet de dresser des modèles et de créer des factures automatiquement. Par exemple, certains logiciels de gestion de facturation permettent de créer des factures dès la validation des devis ou de générer des factures automatiques pour les abonnements. Sans oublier que l’élimination des tâches manuelles conduit systématiquement à un gain de temps non négligeable.

D’autre part, les factures numériques ont le mérite d’être plus faciles à tracer et à suivre. Il s’agit non seulement de l’archivage sécurisé des factures émises par votre entreprise, mais aussi des relances et de la prise en compte des paiements. Ceci a pour effet de vous faire bénéficier d’un flux de trésorerie amélioré, ce qui conduit à une meilleure croissance de votre activité. Autrement dit, du moment où le devis est validé et jusqu’au paiement de la prestation ou des biens, les factures numériques permettent de créer un fil conducteur qui simplifie la lecture et l’analyse des données.

Réglementation et cadre légal de la facturation électronique Suisse

En Suisse, toutes les entreprises sont tenues de facturer dès lors qu’elles procèdent à des transactions commerciales. L’un des objectifs de la réglementation Suisse en la matière est de définir un canevas global auquel toutes les entreprises adhèrent. Ainsi, votre entreprise Suisse se doit de respecter des obligations sous peine de sanctions. Et ce, même en cas de numérisation des factures.

Parmi les règles qui gouvernent la facturation en Suisse, on peut citer :

Les délais de paiement : les factures en Suisse doivent être payées dans les 30 jours à compter de leur date de réception. Ce délai standard peut être modifié par contrat, mais l’information doit être clairement spécifiée.

Les mentions obligatoires sur les factures : une facture en Suisse doit faire mention

·   du nom et de l’adresse du fournisseur,

·   du nom et de l’adresse du client,

·   de la date de livraison du produit ou de la fourniture de la prestation,

·   de la description et du détail du bien ou du service,

·   du numéro de la facture,

·   du montant total de la facture,

·   du taux de TVA appliqué et son montant spécifique,

·   des coordonnées et des modes de paiement disponibles.

La conservation des factures : en Suisse, tous les documents comptables doivent être conservés pendant dix ans. Les factures comptent également parmi les pièces comptables concernées par cette obligation. L’avantage de la numérisation des factures est qu’elle permet d’archiver ces données au format numérique sans grande difficulté.

La réglementation précise toutefois quels sont les supports qui sont autorisés, et sous quelles conditions. En effet, l’archivage sur des supports non modifiables n’emporte pas d’exigences additionnelles. Il s’agit là des CD, des DVD, par exemple.

Cependant, en ce qui concerne les supports électroniques modifiables, les factures numériques doivent être signées numériquement pour garantir leur intégrité, tandis que des procédures d’horodatage et de journalisation des accès doivent être mises en place pour éviter la falsification des données.

Les erreurs et les défauts sur les factures peuvent avoir des conséquences plus ou moins graves pour une entreprise. En plus des retards de paiement causés par les erreurs et imprécisions, l’entreprise est soumise à une charge administrative additionnelle inutile. De plus, la perte de réputation peut affecter la relation client et ralentir la croissance de votre entreprise. Sans oublier les potentiels litiges auxquels votre entreprise s’expose.

Technologies et outils pour une gestion efficace des factures numériques

La gestion de la facturation d’une entreprise est une tâche complexe. Dans le contexte de la transformation digitale et de la numérisation des factures, cette gestion devient plus complexe compte tenu de l’existence de pièces justificatives physiques et de transactions dématérialisées. La solution d’aide à la gestion de la facturation Suisse de votre entreprise, doit prendre en compte cette réalité hybride, répondre aux besoins spécifiques de votre activité et s’intégrer harmonieusement aux autres systèmes dont vous faites usage.

Toute solution de facturation Suisse doit proposer les fonctionnalités essentielles telles que l’édition des factures, le suivi et l’archivage. Mais il est aussi crucial de permettre à l’entreprise de personnaliser ses factures dans les moindres détails, d’introduire la gestion et le suivi des paiements, ainsi que les fonctionnalités d’analyse et de reporting financier en temps réel.

Il est aussi utile d’opter pour un logiciel de facturation qui s’intègre facilement avec les autres outils dont vos équipes dépendent. Notamment les solutions de gestion intégrée de votre entreprise (ERP), les solutions de relation client (CRM) et les solutions comptables dédiées qui répondent aux besoins de votre entreprise.

Sécurité et fiabilité : garantir l’intégrité des factures numériques

L’un des critères de taille au moment de choisir une solution de facturation numérique, c’est la sécurité des données. Au niveau du logiciel, la sécurité est assurée par une gestion transparente des factures, la conformité vis-à-vis des normes réglementaires, la journalisation des accès, etc. Tout ceci vise à simplifier les audits et à garantir l’intégrité des informations comptables.

La protection des données sensibles passe aussi par la mise en place de politiques en matière de cybersécurité. Par exemple, seules les personnes habilitées et autorisées devraient avoir accès à ces informations sensibles. De même, votre solution de facturation doit adhérer aux bonnes pratiques en matière de sécurité et de confidentialité des données. Pour choisir, assurez-vous donc d’opter pour une solution qui détient des certifications en la matière et dont l’équipe de support est toujours disponible.

Bonnes pratiques et stratégies d’optimisation pour les entreprises Suisses

Pour une entreprise qui débute, le choix d’une solution de facturation ne dépend que de certains critères bien définis. En effet, elle ne dispose généralement pas d’un historique de factures et de pièces comptables à adapter à la nouvelle solution.

À l’inverse, pour une entreprise qui entame sa transformation digitale, la numérisation des factures peut être un casse-tête. Après tout, il n’est pas envisageable de suspendre l’activité pour adapter les processus à la nouvelle solution de facturation. Autrement dit, votre logiciel de gestion des factures doit pouvoir être progressivement intégré au fonctionnement de votre entreprise.

Ceci passe invariablement par la mise en place de bases de connaissance et de formations continues pour les équipes. Il faudra nécessairement bénéficier d’un accompagnement de chaque instant pour la personnalisation des workflows et la mise en place de modules spécifiques pour la PME. Sans oublier la vérification de la conformité vis-à-vis des normes réglementaires existantes et futures.

Telles sont les critères qui gouvernent le choix de votre logiciel de facturation en Suisse.