Critères Essentiels Pour Choisir Un Logiciel De Facturation Suisse

Toute entreprise désireuse d’opérer en Suisse doit, tôt ou tard, choisir un logiciel de facturation. Ce choix peut être gouverné par diverses considérations telles que la formule tarifaire, les fonctionnalités proposées, la qualité de l’accompagnement ou la sécurité. Si l’importance de ces critères varie d’une entreprise à une autre, il est tout de même utile d’en faire le tour pour orienter vos choix en matière de logiciels de facturation Suisse.

Les critères essentiels d’un logiciel de facturation

Le développement d’une entreprise est gouverné par les procédures et besoins spécifiques à son activité. De même, sa clientèle, ses fournisseurs et l’environnement des affaires ont une incidence non négligeable sur l’évolution de l’activité. Pour ces diverses raisons, il est impératif d’opter pour un logiciel de facturation flexible, dont les fonctionnalités satisfont réellement les besoins de l’entreprise. Ainsi, trois grands critères méritent qu’on s’y attarde.

D’abord, les fonctionnalités clé que toute application de facturation Suisse doit proposer. Il s’agit notamment de la capacité à créer et gérer les factures de bout en bout. Autrement dit, la possibilité d’émettre des devis et de faire le lien avec les factures correspondantes dans un système bien structuré. Il en va de même de la gestion des paiements, notamment l’automatisation des relances et les calculs des taxes associées. Sans oublier la production d’analyses et de rapports financiers qui synthétisent les informations économiques tirées de la facturation.

Ensuite, une application de facturation doit être flexible et ergonomique. C’est-à-dire qu’elle doit s’adapter à la façon dont les équipes de l’entreprise fonctionnent. Si les collaborateurs interviennent souvent sur le terrain ou qu’ils facturent leurs prestations à l’heure, il est préférable d’avoir une plateforme compatible avec les mobiles et tablettes, simple d’utilisation et dont la prise en main est rapide.

Enfin, l’application de facturation que vous choisissez pour votre entreprise devrait s’intégrer sans peine avec les autres outils dont vous avez besoin. Spécifiquement avec les outils de gestion client, de comptabilité et autres plateformes opérationnelles qui soutiennent votre activité.

Coût et flexibilité des solutions disponibles

Une autre considération qui intervient dans le choix d’un logiciel de facturation Suisse, c’est le modèle de tarification mis en place. La plupart du temps, la question du coût est régie par la taille de l’entreprise. Les petites entreprises qui ont moins de clients auront tendance à opter pour les solutions les moins coûteuses, même quand elles manquent de fonctionnalités. Inversement, une entreprise qui ne rechigne pas à la dépense mise généralement sur une croissance encourageante.

Il existe deux modèles de tarification courants pour les logiciels de facturation. Les logiciels qui requièrent un abonnement et les logiciels à paiement unique.

·   Le modèle de la souscription : dans ce cas, le logiciel fixe un abonnement mensuel dont l’entreprise doit s’acquitter pour continuer d’utiliser les fonctionnalités. La plupart de ces logiciels ont des tarifs plus ou moins raisonnables qui peuvent évoluer en fonction de la taille de l’entreprise ou de son nombre de clients.

Notons également que la plupart de ces plateformes de facturation proposent des versions gratuites avec des fonctionnalités limitées. C’est une solution élégante qui permet aux entreprises de se familiariser avec le logiciel avant de souscrire à la formule qui leur convient.

·   Le paiement unique : à l’inverse, le paiement unique vous donne accès aux fonctionnalités de l’application de facturation pour de bon. Il peut également exister des paliers de fonctionnalités selon la licence achetée, mais l’entreprise n’est plus sujette à une charge récurrente. Cependant, certains modules et fonctionnalités additionnelles peuvent être vendues séparément.

Ici, ce sont plutôt des versions d’essai qui sont proposées pour découvrir le logiciel de facturation et se faire une opinion. Typiquement, les versions d’essai proposent l’intégralité des fonctionnalités sur une période allant de quelques semaines à un mois.

En ce qui concerne le coût, notre recommandation est de toujours viser le meilleur rapport qualité-prix. Prenons l’exemple de FidHappy. Pour commencer, vous pouvez profiter de la version test pour découvrir toutes les fonctionnalités dans le cadre de votre activité. Ensuite, vous pouvez souscrire à l’abonnement annuel qui convient en fonction de vos besoins. En somme, avec FidHappy vous ne payez que pour les fonctionnalités que vous utilisez réellement. Et surtout, l’abonnement pour un logiciel de gestion comptable tel que celui-ci est une dépense admissible aux déductions d’impôts.

Sécurité et conformité des données aux normes de la confédération helvétique

Il va sans dire qu’un logiciel de facturation Suisse doit être conforme aux réglementations Suisse en matière fiscale. Qu’il s’agisse du calcul de la TVA et des autres taxes, des normes qui entourent l’édition des factures et leur archivage, ou encore de la protection des données, votre logiciel de gestion des factures doit cocher toutes les cases.

Par exemple, malgré les options de personnalisation des factures, le logiciel de facturation Suisse que vous utilisez doit garantir qu’aucune facture n’est émise dans toutes les mentions obligatoires. De même, il est impératif que la numérotation rigoureuse des factures permettent une gestion minutieuse de votre flux de trésorerie. C’est également le cas de la conservation de l’historique des factures qui facilite les contrôles financiers de votre entreprise et répond aux exigences des normes fiscales de la Suisse.

Support et accompagnement utilisateur

Le logiciel de facturation de votre entreprise est l’un des piliers de votre activité. Il est donc impératif d’opter pour une solution qui garantit un accompagnement dévoué. En règle générale, les solutions entièrement gratuites ne proposent pas un service client aussi réactif qu’on pourrait le souhaiter. À l’inverse, les solutions de facturation avec un abonnement misent sur la pleine satisfaction de leur clientèle. Et ceci passe par la mise en place d’un service client réactif.

Pour choisir votre logiciel de facturation, assurez-vous que le service client est toujours accessible et répond le plus tôt possible. Mais aussi, qu’il est disponible dans votre langue préférée. C’est particulièrement utile dans le cas d’un logiciel de facturation Suisse.

Il faut aussi souligner que toutes les difficultés rencontrées pendant l’utilisation d’un logiciel de facturation ne devraient pas nécessiter l’intervention du service client pour être surmontées. Si la plateforme dispose d’une base de connaissances et de dispositifs d’assistance en libre-service, c’est encore mieux !

Enfin, consultez toujours les avis d’autres utilisateurs et rejoignez les communautés de clients de votre logiciel de facturation pour découvrir leurs retours d’expérience. Ceci vous orientera certainement dans votre choix, et vous permettra d’être informé au plus tôt, des problèmes et changements qui pourraient impacter votre activité.