Les Meilleures Solutions Pour La Gestion Des Factures En Suisse - Applications Et Bonnes Pratiques

Pour toute entreprise, la gestion des factures est une tâche de la plus haute importance. Par exemple, la nature des prestations et des produits a une incidence directe sur les diverses taxes et taux appliqués. C’est d’autant plus vrai lorsque les transactions peuvent impliquer des acteurs qui ne sont pas gouvernés par les mêmes régimes fiscaux. C’est pour cette raison que la gestion des factures en Suisse peut être un obstacle au bon fonctionnement des entreprises. Qu’il s’agisse des mentions obligatoires, des signatures électroniques, du suivi des transactions ou de la tenue de l’historique, il est crucial de cerner tous les indispensables d’une application de gestion des factures en Suisse.

1. Choisir la meilleure application de gestion des factures

Le choix d’une application de gestion de factures répond à de nombreux critères. Pour une entreprise qui recherche une conformité totale avec les règles de fiscalité suisse, la liste des fonctionnalités importe moins que leur utilité concrète. Découvrons donc ensemble les critères de sélection, les fonctionnalités indispensables et cinq des meilleures recommandations d’applications de facturation suisse.

1.1. Critères de sélection d’une application efficace

En Suisse comme partout ailleurs dans le monde, la facturation est rigoureusement encadrée. Cependant, la proximité de la Suisse avec l’Union Européenne et les liens étroits avec divers pays frontaliers imposent des règles bien particulières. Un logiciel de facturation en Suisse se doit donc de proposer :

·   Un système de gestion des clients flexible qui évolue avec votre activité ou l’intégration avec le CRM que vous utilisez ;

·   Une gestion efficace des ventes et des commandes, peu importe qu’elles soient initiées par vos équipes ou par vos clients de façon indépendante ;

·   La gestion des fournisseurs ;

·   La compatibilité avec les outils comptables couramment utilisés au sein de l’entreprise et la réconciliation bancaire ;

·   La prise en charge des transactions multidevises ;

·   La prise en charge de différents régimes fiscaux.

1.2. Comparaison des fonctionnalités clés

Pour choisir la meilleure solution de gestion des factures pour votre entreprise, il faut y voir un levier de croissance, plutôt qu’un simple outil informatique. Une bonne application de facturation favorise le développement de votre activité grâce à des fonctionnalités incontournables comme :

·   L’automatisation des tâches complexes lors de l’édition des factures ;

·   La production de rapports et analyses ;

·   Le suivi des devis et les relances de paiement ;

·   La gestion des clients et des fournisseurs de votre entreprise.

Même si toutes les entreprises tendent à avoir les mêmes objectifs, leurs manières de fonctionner peuvent être très diverses. Il va sans dire qu’en plus de ces fonctionnalités clés, votre activité pourrait avoir besoin de capacités spécifiques.

1.3. TOP 5 des applications recommandées dans le pays des Helvètes

FidHappy : cette application mise sur la simplification de la gestion administrative et des tâches comptables. En plus de la gestion des clients, elle apporte tous les outils de gestion d’entreprise, y compris la production en temps réel des résultats d’entreprise, le calcul automatique des amortissements et l’archivage des documents.

Sequence : cette application se présente comme une solution complète pour les fiduciaires et entreprises. Elle propose une gamme de fonctionnalités allant de la gestion simplifiée de la facturation à la production des fiches de paie.

SumUp : En plus d’apporter des outils de gestion de factures, SumUp se donne pour mission de simplifier les encaissements, la vente de produits et services et la gestion des comptes de votre entreprise.

Stripe : Plus qu’un outil comptable, Stripe est une plateforme tout-en-un qui convient aux entreprises de toutes tailles. C’est une solution qui peut être adaptée et configurée pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité.

2. Créer et envoyer des factures facilement

Même si les meilleures solutions de gestion des factures en Suisse peuvent disposer d’une panoplie de fonctionnalités et répondre aux cas les plus spécifiques, il faut d’abord s’assurer qu’elles soient simples d’utilisation.

2.1. Étapes pour créer une facture conforme

En Suisse, les règles entourant l’édition des factures sont bien connues. Ainsi, le logiciel de facturation que votre entreprise utilise doit être personnalisable afin d’apporter toutes les mentions obligatoires aux factures conformes en Suisse.

-    Nom et adresse du fournisseur, ainsi que le numéro d’identification d’entreprise (IDE)

-    Nom et adresse du destinataire

-    Date de livraison ou de fourniture de la prestation

-    Date d’émission de la facture

-    Description du bien ou du service

-    Prix de la livraison ou du service

-    Taux de la TVA appliqué et son montant correspondant

-    Modalités de paiement de la facture

-    Signature

2.2. Options d’envoi et suivi des paiements

Parmi les critères de choix d’une solution de gestion de factures, l’envoi et le suivi des paiements n’est pas des moindres.

Les factures peuvent faire mention des modalités et des moyens de paiement mis à disposition des clients. Mais, une solution idéale peut être rattachée à un prestataire de service de paiement pour simplifier la vie à votre clientèle. Autrement dit, vous réduisez les frictions en permettant à vos clients de payer via un lien dans la facture qui leur est envoyée.

De même, le suivi de paiements permet à votre entreprise d’être informée des paiements effectués et d’avoir une estimation approximative des dates auxquelles ces fonds seront disponibles. Cette fonctionnalité permet donc à votre entreprise de mieux gérer son flux de trésorerie et de mitiger les incertitudes.

2.3. Modèles et formats disponibles

La personnalisation des factures est une autre fonctionnalité utile pour les solutions de gestion de factures en Suisse. En plus de permettre l’émission de facture sur-mesure en fonction des prestations et des clients, la personnalisation des factures permet de créer des modèles standard.

Certains modèles peuvent miser sur la clarté et la simplicité des informations présentées, tandis que d’autres modèles visent à intégrer des éléments tels que les codes QR, les bordereau de paiement détachables, les libellés de service plus détaillés pour freelances et professions libérales ou une répartition plus détaillées de frais.

En fonction des besoins de votre entreprise, vous pourrez opter pour les modèles qui conviennent, ou les personnaliser pour produire des factures parfaitement adaptées à vos besoins et à ceux de vos clients.

3. Optimiser la gestion des dépenses avec un logiciel de facturation

La bonne solution de gestion des factures est censée apporter une plus-value indéniable au fonctionnement de votre entreprise. De fait, elle doit s’intégrer parfaitement à la stack technologique que vous utilisez, dégager des informations économiques précieuses et participer à l’archivage des données de facturation sur la durée.

3.1. Intégration avec d’autres outils de gestion

Typiquement, les différents départements au sein d’une entreprise utilisent des logiciels bien distincts. Par exemple, l’équipe de vente peut dépendre d’un CRM pour gérer la relation client, tandis que le service client utilisera une solution de service client dédiée.

Il est important que la solution de gestion de factures choisie s’intègre aux solutions existantes. Il en va de l’exploitation cohérente des données dont l’entreprise dispose. Mais surtout, c’est un prérequis pour une implémentation rapide et fluide de cette solution de facturation.

3.2. Analyse des données financières en temps réel

La production des rapports sur les données financières permet à l’entreprise d’avoir une meilleure compréhension de ses états financiers. C’est un moyen d’obtenir de l’intelligence commerciale nécessaire pour guider les décisions d’affaires.

Par exemple, une solution de facturation en Suisse peut identifier les mauvais payeurs, mettre l’accent sur les problèmes que les clients rencontrent au moment de payer, faciliter le recouvrement des paiements et identifier les opportunités de faire des économies.

3.3. Avantages d’un historique de facturation organisé pour une entreprise Suisse

De même, disposer d’un historique de facturation en Suisse est un atout pour toute entreprise. D’une part, ceci simplifie la conduite des audits financiers et autres contrôles fiscaux, tout en garantissant le respect des obligations légales. D’autre part, c’est un moyen simple d’optimiser la gestion financière de toute entreprise.